Si en el 2023 todavía usas Excel para llevar el Control de Flota vehicular, es porque no sabes lo que haces o no te importa tu negocio. Si te gusta vivir al límite del riesgo como un vaquero, hoy te vamos a explicar por qué debes cambiar esa mala costumbre.

Entendemos que algunas empresas, sobre todo las que están empezando, puedan usar una hoja de Excel para gestionar sus flotas vehiculares. Cuando los recursos son escasos y las flotas son pequeñas, Excel puede ser una opción fácil y económica. Pero cuando una empresa crece y su flota se expande, confiar solamente en Excel para el control y la gestión de la flota puede ser ineficaz y peligroso.

Un estudio del Aberdeen Group (2012) demostró que las empresas que usan soluciones tecnológicas de gestión de flotas tienen más control sobre los gastos operativos, mejoran el rendimiento de los conductores y aumentan la eficiencia del combustible (Fuente: “The Impact of GPS Tracking and Fleet Management Solutions on Fleet Operating Costs”, Aberdeen Group, 2012,

Asimismo, un informe de McKinsey & Company (2016) resaltó que las empresas avanzadas en la adopción de tecnologías digitales para la gestión de flotas tienen una ventaja competitiva en términos de eficiencia operativa y satisfacción del cliente (Fuente: “The road to digital success in the automotive aftermarket”, McKinsey & Company, 2016,

Por otra parte, un estudio de 2019 de la Asociación de Gestión de Flotas y Movilidad (AFLM) reveló que las empresas que todavía utilizan métodos manuales y basados en hojas de cálculo como Excel para la gestión de flotas suelen tener mayores costos operativos, menor satisfacción del cliente y menor eficiencia general (Fuente: “The Growing Need for Fleet Management Technology”, AFLM, 2019,

Control de flota de vehículos en Excel gratis. Mitos peligrosos

La gestión de flotas evoluciona gracias a la digitalización y es esencial que los gerentes o líderes de flotas sepan su importancia. Las tecnologías digitales permiten una mayor eficiencia, ahorro de costos y mejor decisión en comparación con métodos tradicionales, como las planillas de Excel.

En Chile, un estudio de la Universidad de Chile (2018) muestra la importancia de la digitalización en la gestión de flotas y cómo este cambio mejora la eficiencia y rentabilidad de las empresas (Fuente: “Impacto de la digitalización en la gestión de flotas vehiculares en Chile”, Universidad de Chile, Facultad de Economía y Negocios, 2018, . El estudio indica que los gerentes o líderes de flotas que usan herramientas digitales, como software especializado, están más capacitados para superar desafíos y aprovechar oportunidades en el mercado.

Los líderes de flotas que entienden y adoptan la digitalización pueden identificar más fácilmente las limitaciones de las planillas de Excel y entender la necesidad de tener un software de control de flotas. Un software especializado ofrece beneficios en la gestión de recursos, el seguimiento en tiempo real, la optimización de rutas y el control de costos, lo que se traduce en un mayor retorno de la inversión.

Por eso, es fundamental que los gerentes o líderes de flotas en Chile reconozcan la importancia de la digitalización en su sector y hagan esfuerzos para implementar tecnologías que optimicen la gestión de sus flotas. El cambio desde una simple planilla de Excel hacia un software de control de flotas es un paso clave en esta dirección y permitirá a las empresas mejorar su competitividad y eficiencia en el mercado.

Control de flota de vehículos en Excel gratis - estás en riesgo

La gestión de flotas vehiculares deficiente ha sido un factor clave en la quiebra de varias empresas de transporte, rent a car y servicios en todo el mundo. Un factor común en estos casos es la falta de un control y monitoreo de flotas adecuado, como el uso de una simple planilla de Excel.

Un caso destacado es el de la empresa de transporte escolar Atlantic Express, que operaba en Estados Unidos. Esta compañía se declaró en bancarrota en 2013 por problemas financieros y una mala gestión de su flota de autobuses (Fuente: Crain’s New York Business, 2013). Según el informe de la compañía, la falta de inversión en tecnologías modernas para la gestión de flotas y el uso de métodos manuales, como Excel, contribuyeron a la ineficiencia operativa y la quiebra de la empresa. Esta situación provocó pérdidas económicas y afectó a miles de empleados, además de dejar a muchos estudiantes sin servicio de transporte escolar.

Otro caso es el de la compañía de rent a car Rent4Less en Australia, que cerró sus puertas en 2017 por una serie de problemas financieros y una gestión inapropiada de su flota de vehículos (Fuente: SmartCompany, 2017). La investigación realizada por la administración de la empresa mostró que el uso de una planilla de Excel para la gestión de flotas fue insuficiente para gestionar eficientemente el crecimiento y la expansión de la compañía. La falta de herramientas adecuadas para el monitoreo y control de la flota, la optimización de rutas y la gestión del mantenimiento de vehículos, llevó a Rent4Less a enfrentar dificultades financieras y, finalmente, a la quiebra.

Estos casos destacan la importancia de invertir en un software especializado para el control de flotas y la necesidad de dejar atrás las planillas de Excel en la gestión de flotas. La implementación de soluciones tecnológicas especializadas no solo permite un mejor control y monitoreo de flotas, sino que también puede evitar el colapso financiero y operativo de las empresas en el mercado actual tan competitivo.

Tanto Atlantic Express como Rent4Less son ejemplos evidentes de las consecuencias negativas que puede traer la falta de una gestión adecuada de flotas vehiculares. La inversión en tecnologías modernas y la adopción de un software especializado para el control de flotas pueden marcar la diferencia entre el éxito y el fracaso en el ámbito empresarial. Por lo tanto, es fundamental que las empresas consideren la importancia de abandonar las planillas de Excel y adoptar soluciones digitales para mantenerse competitivas y eficientes en el mercado.

Control de flota de vehículos en Excel gratis - más que solución, es un problema.

La administración de flotas vehiculares es una actividad compleja que involucra una gran variedad de vehículos, negocios y factores geográficos. Hay diferentes tipos de flotas, como flotas urbanas, rurales, de camiones, de motos, de vehículos de servicio, transporte público y rent a car, entre otras. Cada tipo de flota tiene sus propias características y retos, lo que hace que su gestión sea un proceso muy especializado.

La complejidad y naturaleza de las flotas cambian según la geografía y las condiciones locales. Por ejemplo, las flotas rurales pueden tener retos relacionados con el acceso a infraestructuras adecuadas y la disponibilidad de servicios de mantenimiento y reparación, mientras que las flotas urbanas pueden estar afectadas por el tráfico y las regulaciones de emisiones.

El control de costos es un aspecto esencial en la gestión de flotas. Esto incluye el monitoreo de los costos asociados a peajes, tags, combustible, mantenimiento, reparaciones, seguros, depreciación y otros gastos operativos. La eficiencia en el control de estos costos puede ser clave para el éxito financiero de una empresa.

El mantenimiento y la gestión de recursos también son aspectos importantes en la gestión de flotas. Esto abarca el control y la programación de los servicios de mantenimiento, la inspección y el reemplazo de neumáticos, así como la gestión de repuestos y accesorios. Además, la seguridad de los vehículos y sus ocupantes es una preocupación permanente que debe ser abordada mediante la adopción de políticas y procedimientos adecuados.

La optimización de rutas y la planificación del transporte son otros aspectos relevantes a considerar en la gestión de flotas. La eficiencia en la asignación de rutas y la elección de vehículos adecuados puede reducir considerablemente los costos operativos y mejorar la satisfacción del cliente.

Además, la gestión de flotas también implica la administración del personal, incluyendo la selección y contratación de conductores, la capacitación y el monitoreo del desempeño. También es necesario considerar aspectos legales y regulatorios, como las licencias de conducir, las normativas de tráfico y las leyes laborales.

Dada la gran cantidad de aspectos involucrados en la administración de flotas vehiculares, es esencial contar con un enfoque sistemático y eficiente. La adopción de un software especializado en control de flotas puede ser crucial para abordar y manejar adecuadamente todos estos aspectos, asegurando el éxito y la eficiencia de las empresas en este ámbito.

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